Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là điều cần thiết để các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và tối ưu nhất. Tuy nhiên, để xây dựng được quy trình tốt là điều không hề dễ dàng. Thêm vào đó, sự thay đổi linh hoạt của thị trường cũng gây ảnh hưởng phần nào đến doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình làm việc hiệu quả, đừng bỏ qua bài viết này của RVC nhé.
Xác định nhu cầu
Trước khi tiến hành xây dựng quy trình, nhà quản lý cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này. Nhu cầu này có thể xuất hiện từ phía nhà quản lý hoặc nhân viên:
-
- Áp dụng các tiêu chuẩn mới
- Tài liệu căn bản để nhân viên thực hiện theo
- Nâng cấp hệ thống
- Yêu cầu từ quản lý
Xác định mục đích
-
- Mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc này là gì?
- Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu, chính sách nào của tổ chức?
- Toàn bộ các bước thực hiện công việc, phương pháp thực hiện, tần suất, thời hạn đều được xây dựng trên cơ sở đạt được mục tiêu đã đề ra.
Xác định phạm vi
Ai là người sẽ có thể áp dụng các quy trình này? Tất cả các nhân viên hay chỉ một số phòng ban cụ thể? Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau.
Xác định các nội dung chính của quy trình
Hay nói cách khác là xây dựng quy trình làm việc này gồm bao nhiêu bước? Các bước cụ thể như thế nào? Một quy trình làm việc thông thường từ 8 – 12 bước. Quy trình gồm quá nhiều bước dễ gây sự rối loạn, khó kiểm soát trong khi quy trình quá ít bước đôi khi lại mô tả chưa rõ ràng.
- Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:
- Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
- Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? GTGT là gì?
- Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.
- Phương pháp 5W+1H:
- What? Là gì?
- Why? Tại sao?
- Who? Ai thực hiện…
- When? Khi nào?
- Where? Ở đâu
- How? Làm thế nào thực hiện.
- Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
- Man: con người.
- Money: Tài chính.
- Machine: Máy móc.
- Material: Nguyên vật liệu.
- Method: Phương pháp làm việc.
- Phương pháp 5W+1H:
Xác định các điểm kiểm soát mấu chốt
Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
Xác định người thực hiện
Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.
Có nhiều quy trình làm việc, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.
Xác định các phương pháp kiểm soát công việc
Bảng kiểm soát quá trình làm việc là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.
Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…
Mô tả các bước công việc
Để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng quy trình làm việc vào thực tế, bạn cần có văn bản mô tả các bước thực hiện theo quy trình.
– Mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
– Cách thức thực hiện các bước công việc?
– Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo
Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt.
Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.
Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.
