Lưu trữ điện tử có khả năng kết nối toàn bộ những công cụ làm việc số như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng CRM, quản lý doanh nghiệp ERP… để tạo thành một hệ thống số hóa hoàn thiện từ khởi tạo, ký số, truyền gửi đến lưu trữ lâu dài trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số.
Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số, tại sao?
Một tổ chức hay doanh nghiệp với đầy đủ các công cụ quản lý, quy trình tự động hóa, ký điện tử, ký số, nhưng lại thiếu hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử như một hệ thống lưu trữ tài liệu thiếu tủ cất giữ, lưu trữ tài liệu giấy vậy. Điều này dẫn đến việc tài liệu lưu trữ bị rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, dễ thất lạc, không bảo mật, gặp khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, kiểm tra…
Trước sự phát triển của công nghệ, các công cụ số thay thế dần giấy tờ truyền thống. Hệ thống hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, sao kê ngân hàng, thỏa thuận bảo mật thông tin, đơn đặt hàng, đề nghị mua bán, thanh toán,… đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong một quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ điện tử trong tổ chức thường thiếu sự đồng bộ và không đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ cần thiết. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF hay PNG, JPG không phải là những định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài, khiến tài liệu đứng trước nguy cơ không thể đọc hay truy cập được bởi sự thay đổi của công nghệ trong tương lai. Nếu không thận trọng với vấn đề này ngay từ đầu, các tổ chức sẽ mất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi sang đúng định dạng chuẩn, đi kèm với đó là những rủi ro bị rò rỉ, đánh cắp thông tin.
Rủi ro khi sử dụng những hệ thống lưu trữ điện tử không đạt chuẩn
Khác với tài liệu giấy, sau khi ký đóng dấu có thể đưa vào lưu trữ 10 năm, 50 năm, 100 năm hoặc vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tính pháp lý thì theo quy định pháp luật hiện hành, các phương thức xác thực điện tử như ký số có giá trị tối đa trong vòng 3 năm đến 5 năm, nghĩa là sau khoảng thời gian đó tất cả các file điện tử nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn thì sẽ trở thành file rác.
Đồng thời, với lưu trữ điện tử, rủi ro lạc hậu công nghệ cũng hiện hữu. Khi những định dạng file phổ biến như PDF không phải là những định dạng cho lưu trữ lâu dài. Tổ chức không chú ý điều này ngay từ đầu sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi trong tương lai. Thêm nữa, lưu trữ điện tử cũng đi kèm với vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu, tổ chức sẽ phải trả giá trước nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu trên môi trường điện tử nếu không quan tâm đến vấn đề an ninh thông.
Tổng hợp
